Die agile Strategie der kleinen Schritte

In Kürze
  • Agilität wird zunehmend relevanter für die öffentliche Verwaltung, um komplexe Herausforderungen wie die Digitalisierung zu meistern
  • Die Anwendung agiler Arbeitsweisen und Organisationsformen steigert die Effektivität und fördert die Zusammenarbeit der Mitarbeiter
  • Digitalisierungsvorhaben treiben den Wandel hin zu einer agilen Verwaltung
  • Fachbereiche, die mit komplexen Thematiken betraut sind, müssen zuerst reformiert und agilisiert werden

 

Agilität – das ist ein Begriff, der häufig noch mit Privatunternehmen und Start-ups assoziiert wird. Viele der strategischen Beweggründe, weshalb Unternehmen agil werden möchten, resultieren aus der rasant zunehmenden Komplexität und Schnelllebigkeit aktueller Herausforderungen, beispielsweise der Digitalisierung oder des Klimawandels. Diese Herausforderungen betreffen öffentliche Behörden jedoch im besonderen Maße – wie nicht zuletzt die andauernde Covid-19-Pandemie eindrücklich vor Augen führt. Daher stellt sich die Frage, ob die bürokratischen Prozesse, hierarchischen Strukturen und traditionellen Arbeitsmethoden der öffentlichen Verwaltung noch ausreichen, derartig vielschichtige Aufgabengebiete zu bearbeiten und Lösungen für diese dringenden Thematiken zu entwickeln.

Ist es nicht an der Zeit, auch öffentliche Organisationen zu reformieren und agiler zu gestalten?

Um das Anwendungspotential agiler Arbeitsweisen und Organisationsformen in der öffentlichen Hand Deutschlands zu untersuchen, führte Julia Elena Taubenberger im Rahmen ihrer Masterarbeit Befragungen mit Vertretern verschiedener Behörden und Beratern des Public Sector durch. Die Ergebnisse der Studie zeichnen ein eindeutiges Bild: Die öffentliche Verwaltung muss sich verändern und ihre Flexibilität, Reaktionsfähigkeit und Dynamik steigern, um die Herausforderungen dieser Generation zu lösen. Insbesondere im Bereich der Digitalisierung lässt sich feststellen, dass die gegenwärtigen Strukturen und Arbeitsmethoden der öffentlichen Hand nicht mehr ausreichen, um Themen wie die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) in der geforderten Qualität und Schnelligkeit zu realisieren. Agile Arbeitsansätze und Organisationsformen stellen hier eine vielversprechende Lösung dar, und die Mehrheit der Befragten betont, dass „es keinen anderen Weg geben wird, als die Digitalisierungsthemen mit agilen Methoden umzusetzen“.

 

Öffentliche Behörden profitieren von agilen Ansätzen

Auch wenn das in der Öffentlichkeit herrschende Image der öffentlichen Behörden besagt, diese seien verstaubt und verkrustet, gibt es bereits Projekte, die mit agilen Ansätzen wie etwa Scrum bearbeitet werden, und Fachbereiche, die sich agil organisieren und Kanban Boards, Dailies und Reviews stark in ihren Arbeitsalltag eingebunden haben. Dabei haben sowohl Angestellte als auch Berater öffentlicher Behörden die Erfahrung gemacht, dass eine agile Herangehensweise im Bereich des Projektmanagements viele positive und wertschöpfende Auswirkungen hat. Die Hauptvorteile der Agilität im Vergleich zu traditionellen Projektmethoden, die in der Praxis festgestellt werden, sind das ressortübergreifende Zusammenarbeiten und die daraus resultierende Vielfalt an Fach- und Methodenkompetenzen in einem Team, die erhöhte Geschwindigkeit, Projekte abzuschließen, das frühzeitige Erkennen von Fehlern und die Möglichkeit, auf diese zu reagieren, sowie die gesteigerte Bürgerorientierung. Zudem ermöglicht es ein agiles Vorgehen, die vielen gesetzlichen Vorgaben, an die öffentliche Verwaltungen gebunden sind, kreativ zu umfahren, wie ein Befragter nach Abschluss eines großen IT-Projektes bemerkt: „Egal in welchem öffentlichen Umfeld – Agilität ermöglicht es mehr als jedes klassische Konzept, das im Vorfeld versucht schon alle Probleme abzufangen, gesetzliche Lücken zu finden und zu nutzen. Nur eine agile Entwicklung brachte unser Projekt in die Lage zu reagieren, als wir erkannten, dass uns eine gesetzliche Vorgabe im Weg steht.“

„Nur eine agile Entwicklung brachte unser Projekt in die Lage zu reagieren, als wir erkannten, dass uns eine gesetzliche Vorgabe im Weg steht.“

Befragter der Studie, der ein großes IT-Projekt in einer öffentlichen Behörde betreute.

Darüber hinaus wirken sich agile Arbeitsansätze auch positiv auf die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und auf das Teamgefüge aus. Durch die Verwendung von Kanban-Methoden kommunizieren Mitarbeiter nicht nur häufiger untereinander, sondern auch transparenter. Das wiederum erleichtert es, Aufgaben innerhalb eines Teams zu koordinieren und einzelne Mitarbeiter zu entlasten, wie ein Befragter erläutert: „Die Teams, die agil arbeiten, sehen den Mehrwert darin, dass sie ihren Arbeitsfluss optimieren können, sie können ihre Arbeit sichtbar machen, sie können gucken, wo sie Kollegen helfen und unterstützen können. Und sie können ihre Arbeit besser priorisieren.“ Dadurch arbeiten Mitarbeiter in agilen Teams effizienter zusammen und entwickeln ein stärkeres Teamgefühl, als eine klassische Einteilung von Mitarbeitern in klar definierte Fachbereiche dies ermöglicht.

 

„Die Teams, die agil arbeiten, sehen den Mehrwert darin, dass sie ihren Arbeitsfluss optimieren können, sie können ihre Arbeit sichtbar machen, sie können gucken, wo sie Kollegen helfen und unterstützen können. Und sie können ihre Arbeit besser priorisieren.“

Einschätzung eines Befragten, welchen Mehrwert Agilität in der öffentlichen Verwaltung schafft.

Und auch in der Außenwirkung öffentlicher Organisationen kann die verstärkte Nutzung agiler Arbeitsweisen sehr positiv auffallen. Aufgrund des bevorstehenden demographischen Wandels in öffentlichen Verwaltungen und des anhaltenden Fachkräftemangels ist es für Behörden wichtiger denn je, fachkundige, talentierte und motivierte Mitarbeiter zu gewinnen. Eine Veränderung hin zu flexibleren Arbeitsweisen und weniger hierarchischen Strukturen wird maßgeblich dazu beitragen, das steife Image des öffentlichen Sektors abzustreifen und ein attraktiverer Arbeitgeber, besonders für junge Bewerber, zu werden.

 

Das Interesse an Agilität wächst

Aufgrund der Vielzahl und Vielfalt der Vorteile, die Agilität in öffentlichen Organisationen schafft, ist ein wachsendes Interesse in den Behörden feststellbar. In Projektausschreibungen tauchen mittlerweile immer häufiger konkrete Forderungen auf, agile Methoden anzuwenden, und vereinzelt gibt es bereits Bestrebungen, gesamte Referate oder Abteilungen agil zu gestalten. Die Ergebnisse der Masterarbeit bestätigen, dass die tradierten Arbeitsweisen und Organisationsstrukturen – zumindest in einigen Bereichen und Fachressorts – dringend reformiert werden müssten und dass die Verantwortlichen sich dieser Dringlichkeit zunehmend bewusst sind. So betont ein Befragter beispielsweise, dass die öffentliche Verwaltung zukünftig auf die Umsetzung agiler Arbeitsmethoden angewiesen ist: „Es gibt keinen anderen Weg, weil die Geschwindigkeit, mit der Veränderungen stattfinden, dies schlichtweg erfordert.“ Besonders für komplexe Themen wie die Digitalisierung und die Implementierung des OZGs wird der Mehrwert der Agilität betont und ein Umdenken verlangt. Gleichzeitig stellen die aktuellen Digitalisierungsvorhaben auch eine treibende Kraft dar, die agile Transformation der Verwaltung einzuleiten.

„Es gibt keinen anderen Weg, weil die Geschwindigkeit, mit der Veränderungen stattfinden, dies schlichtweg erfordert.“

Antwort eines Befragten auf die Frage, ob agile Arbeitsweisen relevant für die öffentliche Verwaltung sind.

Auch wenn die Rufe nach einer agilen Verwaltung allmählich lauter werden, bedeutet dies nicht, dass sämtliche Organisationsstrukturen und Arbeitsweisen einer Behörde ersetzt werden sollten. Ähnlich wie in Privatunternehmen auch sollte Agilität nur in den Bereichen und Thematiken eingesetzt werden, die von einer hohen Komplexität – sprich einem großen Maß an Abhängigkeiten, unvorhersehbaren Wechselwirkungen und Unbekannten – gezeichnet sind. In Abteilungen, die sich hingegen mit linearen und klar planbaren Tätigkeiten beschäftigen, wie zum Beispiel der Prüfung und Bearbeitung von Anträgen, ist ein agiles Vorgehen wenig wertschöpfend, weshalb bestehende Arbeitsweisen in diesem Kontext besser geeignet sind. Die öffentliche Verwaltung wird daher einige Bereiche gezielt reformieren, umstrukturieren und modernisieren müssen und dabei eine gesunde Balance zwischen agiler und klassischer Verwaltung finden müssen.

Fazit

Praxisbeispiele zeigen, dass die öffentliche Verwaltung in Deutschland nicht nur agiler werden muss, sondern auch agiler werden kann. Insbesondere Fachbereiche, die mit Digitalisierungsthemen und IT-Projekten betraut sind, können als Pioniere vorangehen und die agile Transformation der Verwaltung einläuten. Anschließend können agile Ansätze skaliert und ausgeweitet werden – die agile Strategie der kleinen Schritte.

Zur Person

Julia Elena Taubenberger erhielt ihren Master of Science in Diversity and Change Management an der Copenhagen Business School. In Zusammenarbeit mit mgm untersuchte sie in ihrer Masterarbeit Hürden und Möglichkeiten, agile Ansätze in öffentlichen Behörden der deutschen Verwaltung anzuwenden. Sie führte Interviews mit Vertretern unterschiedlicher Behörden und Beratern der öffentlichen Hand. Die Ergebnisse der Studie finden Sie hier
Download der Masterarbeit(PDF, 1MB, englische Version)

 

Unsere Ansprechpartner zum Thema

Julia Elena Taubenberger
Masterandin: Agile Verwaltung

Benedikt Jost
Senior Manager
Schwerpunkt: Agile Management

Roland Kreutzer
Manager
Schwerpunkt: Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung