Wenn wir in Deutschland etwas Großes vorhaben, gibt es ein Ziel und einen Termin. Der Termin sollte bestenfalls weit in der Zukunft liegen. Das Ziel sollte möglichst hoch ausfallen: wie z. B. „575“. Dann stellen wir die besten Designthinker und Ingenieure in Digitallaboren zusammen und die entwickeln Piloten, Prototypen und Konzepte. Die ausgesuchten Experten denken über Nachhaltigkeit, Nachnutzbarkeit und föderale Zusammenarbeitsmodelle nach – und ein bisschen auch über Technik. Und wenn ganz viel Zeit bleibt, dann auch über die Sachbearbeiter, die die neuen Systeme bedienen sollen. Doch der weit entfernte Termin ist 2022 und mittlerweile gar nicht mehr so fern. Ist es nicht an der Zeit umzudenken, um den wahren Profis das Feld zu überlassen? Den Menschen, die später unter halbfertigen oder schlecht gemachten OZG-Leistungen am meisten leiden würden? Den Bürgern und den Sachbearbeitern in den Verwaltungen. Wir haben einfach mal eine Kollegin aus unserem FBO-Team gebeten, eine Verwaltungsleistung zu bauen. Meine ersten Eindrücke habe ich in einem Interview zusammengefasst.

Dietmar: Ich sitze hier bei meiner Kollegin Elli am Empfang. Und Elli macht mittlerweile etwas, das für sie eher ungewöhnlich ist. Und genau darüber möchte ich mit ihr sprechen. Was ist dein Aufgabenbereich bei mgm und womit beschäftigst du dich „nebenbei“?

Elli: Ich bin eine FBO-Kollegin aus Köln. Unser Standortleiter hat mich vor ein paar Wochen gefragt, ob ich Lust hätte, ihn im Public Sector zu unterstützen. Er hat mir vorgeschlagen, Formulare zu modellieren. Ich meinte daraufhin, dass ich es gerne mal probieren würde. Dann haben wir ganz schnell einen Termin mit den Kollegen in Aachen vereinbart, die mir die Low-Code-Plattform gezeigt haben. Und da das sehr gut geklappt hat, mache ich jetzt weiter – in Köln und mit der Unterstützung von Martin, der ein Business-Analyst ist.

„OZG mache ich so nebenbei, wenn noch Zeit ist und weil’s Spaß macht.“

Dietmar: Hast du zuvor schon mal Formulare modelliert? Oder gar programmiert?

Elli: Nein. Ich habe davon noch nie etwas gesehen oder gehört. Das ist jetzt ganz neu für mich.

Dietmar: Bist du direkt ins kalte Wasser gesprungen? Wie bist du gestartet?

Elli: Ich bin nach Aachen gefahren, wo mir ein Kollege A12 gezeigt hat. Und dort habe ich dann innerhalb eines Tages eine kleine Einführung dazu erhalten.

Dietmar: Wer hat dir das erklärt? Ein Informatiker oder ein Business-Analyst?

Elli: Das ist ein Werkstudent gewesen, ein Entwickler.

Dietmar: So hast du also das Tool kennengelernt. Normalerweise fängt man ja nicht einfach an, eine Business-Anwendung oder eine Anwendung für die öffentliche Verwaltung zu bauen. Wie bist du ins Thema gekommen?

Elli: Wir haben erstmal ein Probebeispiel ausgeführt. Das war eine Rechnung, die anscheinend alle Business-Analysten anfertigen. Und danach haben wir mit der Erstellung des Gewerbeantrags begonnen.

Dietmar: Dieser Gewerbeantrag ist ein Teil der OZG-Leistungen, diesem großen Paket, das jetzt in Deutschland umgesetzt werden muss?

Elli: Genau.

Dietmar: Die Vorlage ist dann wahrscheinlich ein Papierantrag? Oder hast du eine Vorlage aus dem Internet genommen?

Elli: Aus dem Internet – ich habe mir einen Gewerbeantrag im Internet aufgerufen und diesen dann nachgebaut.

Dietmar: Dann hast du mit den Formularfeldern, Beschriftungen, Titeln und allem, was dazugehört, begonnen. Bis dein Formular so aussah wie ein Antragsformular für eine Gewerbeanmeldung?

Elli: Ja.

Dietmar: Und hat es auch funktioniert?

Elli: Erstmal hat es funktioniert. Natürlich sind ein paar Sachen ein bisschen komplexer als andere. Ich habe aber auch immer noch Unterstützung von Martin bekommen. Einige Textfelder versuchen wir nun weiter zu optimieren und benutzerfreundlicher zu gestalten.

Dietmar: Besteht das Formular aus einer Seite?

Elli: Nein, es sind drei Seiten.

Dietmar: Also liegt dahinter ein linearer Workflow? Ein Ablauf von verschiedenen Seiten?

Elli: Genau.

Dietmar: Du hast davon erzählt, dass du die Formulare aufgebaut hast. Bist du auch für die Workflowmodellierung zuständig? Also in welcher Reihenfolge und unter welchen Bedingungen die Seiten aufgerufen werden sollen?

Elli: Ich habe mich an die Seitenabfolge gehalten, die ich im Internet gefunden habe. Also die zweite Seite beginnt bei mir auch wie in der Vorlage. Nur einen Chatbot habe ich nicht eingesetzt. Die Integration eines Chatbots habe ich noch nicht gelernt, deswegen haben wir eine Kleinigkeit geändert.

Dietmar: Aber über den Einsatz von Chatbots habt ihr gesprochen?

Elli: Ja.

Dietmar: Wir entwickeln auch Chatbots. Aber wenn ein Chatbot eingesetzt werden sollte, wüsstest du dann, an wen du dich wenden solltest oder wie du an das Thema rangehst?

Elli: Erstmal nicht. Ich weiß, dass mgm Chatbots entwickelt. Ich habe aber damit erstmal noch nichts zu tun.

Dietmar: Neben dem einfachen Aufbau eines Formulars, in dem Felder angelegt werden müssen, musstest du ja auch noch eine gestalterische Aufgabe lösen. Wie bist du damit umgegangen? Hast du dir überlegt, wie die späteren User, d. h. die Bürger, dieses Formular bedienen sollen?

Elli: Während der Modellierung des Formulars konnte ich immer eine Vorschau aufrufen und die Felder testen, die ich angelegt hatte. Das fand ich richtig praktisch. Daraufhin habe ich dann Sachen abgeändert oder hinzugefügt. Es ging immer darum, ob meine Entscheidungen für den User Sinn machen. Das Formular sollte zudem schön aussehen und vorher getestet sein.

Dietmar: Testen, das ist ein gutes Stichwort. Einerseits testest du die Oberfläche: Sieht die gut und bedienbar aus? Kannst du dir vorstellen, dass auch jemand anderes das Formular gut bedienen kann? Auf der anderen Seite geht es auch darum, das Inhaltliche zu testen. Also so etwas wie Validierung. Bist du damit schon in Berührung gekommen?

Elli: Ja. Wir haben natürlich auch die Felder ausgefüllt und auf Fehler überprüft. Ab und zu mussten wir auch Sachen umformulieren, weil sie einfach nicht korrekt waren. Dietmar: Du sprichst von Pflichtfeldern und Abhängigkeiten von Feldern?

Elli: Genau, Abhängigkeiten.

Dietmar: Und war das schwer zu verstehen? Denn du hast ja mit dieser Art von Logik bisher nichts zu tun gehabt. Oder ist das wie Excel?

Elli: Es ist schon etwas schwerer. Es hängt immer davon ab, was es für ein Fall ist. So ein Pflichtfeld ist einfach nur ein Klick, das kann man ganz schnell erstellen und es ist an sich selbsterklärend. Aber wenn man wirklich Regeln aufbaut, ist das schon etwas komplexer. Damit habe ich auch meine Schwierigkeiten, weil das etwas ganz Neues für mich ist.

Dietmar: Das heißt, du bist mit der Regelsprache schon in Kontakt gekommen?

Elli: Ja. Einmal mit dem Beispiel in Aachen, da hatten wir so einen Fall. Da saßen wir etwas länger dran, da es nicht so einfach war.

Dietmar: Jetzt hast du dein erstes Formular abgeschlossen und getestet. Du scheinst zufrieden zu sein. Ich habe auch gesehen, wie du beim Bearbeiten das ein oder andere Mal strahlend vor dem Computer gesessen hast. Du hast wirklich eine echte Oberfläche gebaut, die man bedienen kann. Was passiert jetzt? Gestaltest du auch noch die Sicht des Sachbearbeiters?

Elli: Das soll noch kommen. Ich habe jetzt erst einmal das Formular für den Bürger formuliert. Und in den nächsten Wochen werde ich auch das für den Verwalter erstellen.

Dietmar: Was hat am meisten Spaß gemacht? Und wo waren die größten Hürden?

Elli: Die Modellierung des Formulars hat schon sehr viel Spaß gemacht. Vor allem, weil ich das nicht kannte und es etwas ganz Neues für mich war. Als ich dann das Formular getestet hatte und feststellte, dass z. B. Abhängigkeiten funktionieren, hat mich das schon sehr glücklich gemacht. Schwierig sind für mich die Regeln, da dies schon eher in die Programmiersprache reingeht und ich damit noch gar keine Berührungspunkte habe.

„Als ich dann das Formular getestet hatte und feststellte, dass z. B. Abhängigkeiten funktionieren, hat mich das schon sehr glücklich gemacht.“

Dietmar: Vor einem Monat hast du einfach angefangen und ausprobiert. Du hast ein Formular erstellt. Was sind die nächsten Schritte?

Elli: Weiter optimieren und in Zukunft das Formular für den Verwalter angehen – und danach geht’s an weitere Formulare.

Dietmar: Weitere Formulare? Alle OZG-Leistungen, die es gibt? In ein paar Wochen bist du bei der OZG-Leistung „500“ und dann hast du ganz Deutschland digitalisiert. (lacht)

Elli: Genau, mal schauen, ob das funktioniert. Als Nächstes beschäftige ich mich mit der Hundesteuer.

Dietmar: Vielen Dank für das Gespräch. Schön, dass ich einen Einblick bekommen durfte.

Elli: Sehr gerne.

Das Gespräch habe ich am 13.3. mit Elisabeth Hoen geführt.  

Die technische Plattform, die Tools und Sicherheit, Payment und Authentifizierung usw. müssen natürlich von IT-Experten entwickelt werden. Die Umsetzung der einzelnen Leistungen für Länder, Städte und Kommunen könnte im besten Fall von Sachbearbeitern ohne Programmierkenntnisse angelegt und auch getestet werden. Mit einem guten Baukasten ist das problemlos möglich. Das zeigt unser Beispiel. Und die Arbeit mit solchen Tools macht Spaß, da Sachbearbeiter echte Erfolgserlebnisse haben und etwas für die Gesellschaft erschaffen, das Sinn macht. Wenn sie ihre Arbeit gut machen, wird die OZG-Umsetzung eine Erfolgsstory, die fest in den Verwaltungen verankert ist. Wenn die Sachbearbeiter ihre Arbeit nicht gut machen, müssen sie mit ihren eigenen schlechten Lösungen leben, bis sie es besser machen.  Einfach machen, was haben wir zu verlieren?